●電話特有の言葉を活用する●

ビジネス電話には、決まり文句があります。

例えば、
「申し訳ございません。 ○○は只今外出しております。午後２時には戻る予定になっておりますが、戻り次第ご連絡をさしあげましょうか？」

この様な場合、「せっかくおかけ頂いたのに申し訳ない」という気持ちと、状況説明、その後の対応を伝える為に、
「申し訳ございません＋状況＋α」の形で伝えるのです。

まずは、基本パターンをしっかりとマスターしておく事をお勧めします。