自分の都合で好きな時に読めるのが電子メールの利点ですが、それは仕事が忙しい時は読まなくて良いと言う事ではありません。
もらったメールは必ず返信するというのが、ビジネスメールのマナーです。
とはいえ、ややこしい用件だったり、とても忙しい時は返信が面倒になりがちです。
そんな時は、取り敢えずメールを読んだ事だけでも返信しておきましょう。
くどくど書く必要はありません。
いつ頃、ちゃんとした返事が書けるかを書き添えて、「後日、改めてメールします」と結んでおけば良いのです。
メール先進国のアメリカでは、ビジネスの常識として、トラブルやクレーム処理に電子メールを使うのは好ましく無いとも言われています。これは、業務マニュアルにも書かれているようです。
トラブルやクレーム処理にメールが適さない最大の理由は、人間の感情が絡んでいるからではないでしょうか。
やはり、感情的になっている相手には、直接会って話をする。もしくは、電話でタイムリーにやりとりするのが、ビジネスにおけるトラブル・クレーム処理のマナーです。
暗号化装置を使っている場合を除いて、電子メールの秘密を守ることはできません。ですから、第三者に見られてはいけないような内容をやり取りする場合に、電子メールを使うのはタブー。
一般には、「通常のハガキに書かない情報は電子メールにも書いてはいけない。」とされています。
例えば、クレジットカード番号や、重要なパスワードなどをハガキに書いて送る人はいないでしょう。
電子メールに書いて送るのは、それ以下の情報に止めるべきだという事です。
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